ΕΚΔΗΕ – Εσωτερικός Κανονισμός Διακίνησης Ηλεκτρονικών Εγγράφων – Συμβουλευτική

Παροχή Υπηρεσιών Συμβούλου

σε Φορείς Δημοσίου

για την

Κατάρτιση – Σύνταξη

Εσωτερικού Κανονισμού
Διακίνησης Ηλεκτρονικών Εγγράφων

Είναι γεγονός, πως οι πρόσφατες Νομοθετικές Ρυθμίσεις (Ν.4440/2016), καθιστούν αναγκαία & υποχρεωτική (έως 31-12-2018)  την ψηφιακή υπογραφή, ηλεκτρονική έκδοση & διακίνηση / διαχείριση πάσης φύσεως διοικητικών  πράξεων – εγγράφων σε όλους τους Οργανισμούς – Φορείς του Δημοσίου (Ν.Π.Δ.Δ., ΟΤΑ α’ & β’ βαθμού κλπ).

O Εσωτερικός Κανονισμός Διακίνησης Ηλεκτρονικών Εγγράφων (ΕΚΔΗΕ) αποτελεί απαραίτητο βήμα για την Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων με εγκεκριμένη Ψηφιακή Υπογραφή για όλους τους Φορείς Δημοσίου, έτσι όπως ορίζεται στο Ν.4440/2016.

Ο κάθε Οργανισμός αφού λάβει υπόψη τα ιδιαίτερα γνωρίσματά του (πχ. τοπολογική κατανομή υπηρεσιών, πρόσβαση των υπηρεσιών αυτών στα υπολογιστικά συστήματα, επίπεδο εξοικείωσης των υπαλλήλων με τις νέες τεχνολογίες κτλ) θα πρέπει να καταρτίσει έναν κανονισμό όπου θα αποτυπώνονται:

• η διαδρομή που ακολουθεί ένα έγγραφο από την σύνταξη μέχρι την αποστολή στον τελικό παραλήπτη
• η δρομολόγηση ενός εισερχομένου εγγράφου στις εμπλεκόμενες οργανικές μονάδες

Βασική παράμετρος στην διαδικασία της κατάρτισης του Κανονισμού αποτελεί το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ)  που θα επιλεγεί, διότι η λειτουργικότητα και οι δυνατότητες αυτού του συστήματος θα καθορίσουν εν πολλοίς και τις λεπτομέρειες του εκάστοτε ΕΚΔΗΕ.

Η εταιρεία μας διαθέτει ειδικούς συνεργάτες & σημαντική εμπειρία στην Κατάρτιση & Σύνταξη του Εσωτερικού Κανονισμού Διακίνησης Ηλεκτρονικών Εγγράφων των Φορέων Δημοσίου.

Μεθοδολογία Παροχής Υπηρεσιών Συμβούλου, για τον ΕΚΔΗΕ …

Η παροχή Υπηρεσιών Συμβούλου της εταιρείας μας, υποστηρίζει αποτελεσματικά την Κατάρτιση & Σύνταξη ενός λειτουργικού, σύγχρονου & ολοκληρωμένου Εσωτερικού Κανονισμού Διακίνησης Ηλεκτρονικών Εγγράφων (ΕΚΔΗΕ), ο οποίος θα είναι απόλυτα προσαρμοσμένος στις ανάγκες του Οργανισμού – Φορέα σας, αλλά και σύμφωνα με τις ισχύουσες Νομοθετικές Διατάξεις.

Οι ειδικοί Συνεργάτες / Σύμβουλοι της εταιρείας μας θα σας επισκεφθούν στο χώρο σας, θα σας προτείνουν βέλτιστες λύσεις Διακίνησης Ηλεκτρονικών Εγγράφων και θα λάβουν υπόψη ειδικές παραμέτρους του Φορέα σας, όπως:

• Νομοθετικές Ρυθμίσεις πάνω στους οποίους θα βασιστεί ο εσωτερικός κανονισμός του Φορέα σας (Ορθή εφαρμογή του τελευταίου νόμου Ν.4440/2016.)
• Έγγραφα που πρέπει να εξαιρεθούν από την ηλεκτρονική διαχείριση και διακίνηση εγγράφων για την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων
• Ροή εφαρμογής ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων με την χρήση ψηφιακών υπογραφών εσωτερικά στο Φορέα
• Ορισμός υπευθύνων εισαγωγής και διακίνησης εγγράφων στο πληροφοριακό σύστημα
• Ορισμός υπευθύνων διαχείρισης εγγράφων & πως ενημερώνονται οι προϊστάμενοι & υφιστάμενοι
• Εξουσιοδοτήσεις πρόσβασης στα έγγραφα. Διαχωρισμός σχεδίου με ακριβές αντίγραφο
• Τύποι εγγράφων που διακινούνται. Τύπος εγγράφου ακριβές αντιγράφου
• Δημιουργία σχεδίου εγγράφου και τα βήματα που ακολουθεί μέχρι να γίνει ακριβές αντίγραφο
• Με ποιο τρόπο πρέπει να διακινηθεί μέσα στο Φορέα σας
• Με ποιον τρόπο & πως θα διεκπεραιωθεί το Σχέδιο
• Προσθήκες σχολίων στο Σχέδιο του εγγράφου.
• Πως μπαίνουν επιφυλάξεις η σχόλια από τους συνυπογράφοντες ενός Σχεδίου
• Τρόποι ενσωμάτωσης των σχολίων, παρατηρήσεων, αντιρρήσεων στο πληροφοριακό σύστημα
• Τρόπος χρέωσης εισερχόμενων εγγράφων στις οργανικές μονάδες τις υπηρεσίας σας
• Εργασίες της οργανικής μονάδας Κεντρικού Πρωτοκόλλου του Φορέα σας με την χρήση του πληροφοριακού συστήματος σχετικά με την

α) αρχειοθέτηση εγγράφων

β) δημιουργία ακριβές αντιγράφων

γ) ενημέρωση οργανικών μονάδων ολοκλήρωσης αποστολής ακριβές αντιγράφου

δ) ενημέρωση οργανικών μονάδων για εισερχόμενα έγγραφα

• Διαδικασίες για την τακτική ενημέρωση του πληροφοριακού συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων από τους διαχειριστές του συστήματος.
• Διαδικασίες άμεσης ενημέρωσης από τις οργανικές μονάδες για κάθε αλλαγή που συμβαίνει στον οργανισμό και επηρεάζει και το πληροφοριακό σύστημα. Μια σειρά από παραμέτρους που πρέπει να ενημερώνονται τακτικά κλπ

Ειδικοί Συνεργάτες μας, μπορούν να σας επισκεφθούν στον Φορέα σας για να συζητήσουν μαζί σας & να κάνουν εκτίμηση των δικών σας αναγκών – ιδιαιτεροτήτων & να σας προτείνουν ένα Ολοκληρωμένο & Λειτουργικό Εσωτερικό Κανονισμό Διακίνησης Ηλεκτρονικών Εγγράφων.

Είμαστε πάντα στη διάθεση σας.

Πληροφορίες: Ευαγγελία Νίκα

Υπεύθυνη Τομέα Συμβουλευτικών Υπηρεσιών

Τηλ.: 213 0716370-380, κιν.: 6973 387718   E-mail:  international1@forum-training.gr