Εκπόνηση Επιχειρησιακού & Στρατηγικού Σχεδιασμού ΟΤΑ

Υποστήριξη στην Εκπόνηση

Επιχειρησιακού & Στρατηγικού

Σχεδιασμού Δήμων

Προγραμματικής Περιόδου 2019 – 2023

    Ο Προγραμματισμός στους ΟΤΑ, είτε είναι βραχυχρόνιος (από 6 μήνες έως 1 χρόνο), είτε είναι μακροχρόνιος (από 3 έως 5 χρόνια) δεν παράγει αποτέλεσμα, αλλά δίνει απλώς κατευθύνσεις & πληροφόρηση. Αποτέλεσμα παράγει η εξειδίκευσή του σε Πρόγραμμα Δράσεων και Ενεργειών (ετήσια προγράμματα δράσης).

   Πρόκειται λοιπόν για μια διαδικασία ή ένα σύνολο ενεργειών με τις οποίες καθορίζονται οι στόχοι του φορέα, προβλέπεται η εξέλιξη στο μέλλον των μεταβλητών του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος και προσδιορίζονται οι τρόποι, οι ενέργειες & τα μέσα με τα οποία θα επιτευχθούν οι στόχοι στο συγκεκριμένο περιβάλλον.

Η International Forum Training & Consulting, αναλαμβάνει την:

• σύνταξη του Επιχειρησιακού Σχεδιασμού στον Δήμο μέσω της κάτωθι διαδικασίας:
• αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης μέσω ερωτηματολογίων & συνεντεύξεων των στελεχών του Δήμου
• αποτύπωση & μελέτη των τοπικών σχεδίων δράσης του Δήμου σε σύνθεση με τις πολιτικές του Δήμου και τις ανάγκες του Δήμου
• επεξεργασία των δεδομένων
• σύνταξη της Α φάσης του Επιχειρησιακού Σχεδιασμού
• σύνταξη της Β φάσης του Επιχειρησιακού Σχεδιασμού (TO BE κατάσταση )
• υποστήριξη της υλοποίησης του Επιχειρησιακού Σχεδιασμού στο Δήμο βάσει της αντιστοίχησης των υφιστάμενων ευκαιριών από χρηματοδοτικά εργαλεία για τους Δήμους
• σύνταξη της Ενδιάμεσης Έκθεσης του Επιχειρησιακού Σχεδιασμού

Εμπειρία της International Forum Training & Consulting …

Η εταιρεία μας, διαθέτει Ειδική Ομάδα Συμβούλων οι οποίοι έχουν σημαντική εμπειρία στην Εκπόνηση Επιχειρησιακού & Στρατηγικού Σχεδιασμού Δήμων και έχει ολοκληρώσει σημαντικά Έργα σε πολλούς Δήμους.

Στην περίπτωση της Τοπικής Αυτοδιοίκησης που η αποτελεσματικότητά της αναγνωρίζεται ως το κλειδί για την εκκίνηση και στήριξη της αναπτυξιακής διαδικασίας, αυτή δεν μπορεί να επιτευχθεί παρά μόνο με όραμα, αποστολή, στρατηγική και σχέδια δράσης.

Ένα Επιχειρησιακό Πρόγραμμα:

1. βοηθάει στη βελτίωση της λειτουργίας του ΟΤΑ και των εποπτευόμενων νομικών του προσώπων
2. αποτυπώνει τη στρατηγική της ηγεσίας, την αναλύει σε Πενταετές Πρόγραμμα Δράσης και την εξειδικεύει σε Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης
3. προγραμματίζει, παρακολουθεί και αξιολογεί τη δράση του ΟΤΑ
4. εξορθολογεί την οικονομική διαχείριση και εμποδίζει την κατασπατάληση των πόρων
5. ενθαρρύνει τη συμμετοχή, εμπλέκοντας με σαφώς καθορισμένο τρόπο, κατά τη διαδικασία σύνταξής του:

• όργανα λήψης αποφάσεων
• υπηρεσιακά στελέχη
• φορείς και ομάδες πολιτών

6. μετράει στόχους, μέσω της αξιοποίησης συστήματος δεικτών επίδοσης (εισροών, εκροών και αποτελέσματος)
7. διερευνά πλήθος πηγών χρηματοδότησης, αποτελώντας βάση για το σχεδιασμό και την υλοποίηση δράσεων κυρίως αναπτυξιακού χαρακτήρα

Όπως γίνεται αντιληπτό το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα αποτελεί ισχυρό εργαλείο επικοινωνίας, διασφαλίζοντας παράλληλα τη διεκδικητική ικανότητα του φορέα. Η απουσία ενός τέτοιου εργαλείου σχεδιασμού και προγραμματισμού αποτελεί εμπόδιο τόσο στην εξέλιξη του φορέα όσο και στη διαδικασία αυτορρύθμισης, όπου και όταν αυτή χρειάζεται.

Η κατάρτιση του Επιχειρησιακού Σχεδίου στον ΟΤΑ ….

Η κατάρτιση ενός Επιχειρησιακού Σχεδίου ενός ΟΤΑ μπορεί να εξυπηρετεί πολλές χρήσεις, με έμφαση στην παρουσίαση της στρατηγικής του φορέα για το μέλλον σε σχέση με τους ωφελούμενους.

Έτσι, οι βασικές χρήσεις του Επιχειρησιακού Σχεδίου μπορεί να συνοψιστούν στα εξής:

• παρουσίαση και αξιολόγηση των τρεχουσών δραστηριοτήτων και του χαρτοφυλακίου παρεχόμενων υπηρεσιών του φορέα προς τους ωφελούμενους με έμφαση στην προσθήκη νέων υπηρεσιών ή παροχών
• προσαρμογή του τρόπου λειτουργίας του φορέα σε νέο θεσμικό ή άλλο πλαίσιο
• δήλωση οράματος και αποστολής του φορέα και διαμόρφωση στρατηγικής που επικεντρώνεται σε γενικές οδηγίες, καθώς επίσης και σε λεπτομερείς στόχους και κατευθύνσεις
• παρουσίαση εξελίξεων σε λειτουργικά και οργανωτικά θέματα που πρέπει να γνωρίζουν οι ωφελούμενοι
• χαρτογράφηση των ανθρώπινων πόρων και των υποστηρικτικών συστημάτων του Οργανισμού
• αξιοποίηση δυνατοτήτων των τομεακών και περιφερειακών επιχειρησιακών προγραμμάτων από τον ΟΤΑ.

 Το Επιχειρησιακό Σχέδιο περιλαμβάνει ουσιαστικά ανάλυση και αξιολόγηση του υφιστάμενου εσωτερικού περιβάλλοντος (οικονομικά αποτελέσματα, οργανωτική δομή, προσφερόμενες υπηρεσίες, χρηματοοικονομική διαχείριση κ.λ.π.),  καθώς και του εξωτερικού περιβάλλοντος.

Με βάση τα δεδομένα που θα προκύψουν από την παραπάνω ανάλυση, θα καθορισθούν οι τελικές προτάσεις, η εφαρμογή των οποίων θα συμβάλει στη βελτίωση των εσωτερικών λειτουργιών του φορέα ή στις επενδύσεις που θα υλοποιήσει στο μέλλον. Τα δεδομένα αυτά μπορεί να έχουν αποδέκτες:

• Τα στελέχη του φορέα του Επιχειρησιακού Σχεδίου που θα είναι και αυτοί που θα το υλοποιήσουν
• Τους ωφελούμενους του Επιχειρησιακού Σχεδίου (π.χ. πολίτες, επιχειρήσεις κλπ.)
• Συνεργαζόμενους φορείς
• Το κοινό γενικότερα

Σκοπός των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων των ΟΤΑ  είναι η προώθηση της Δημοτικής και της εσωτερικής ανάπτυξης του Δήμου,
σε εναρμόνιση με τις κατευθύνσεις αναπτυξιακού σχεδιασμού σε τοπικό και εθνικό επίπεδο
και σε εναρμόνιση με τα Σχέδια Βιώσιμης Αστικής Κινητικότητας των ΟΤΑ καθώς και με τα τοπικά σχέδια δράσης.

Οδικός Χάρτης

Ο «οδικός χάρτης» περιλαμβάνει στην ουσία τα μέσα, τους τρόπους, που θα αναπτυχθούν για να επιτύχουμε το επιθυμητό αποτέλεσμα που ορίζεται στο Επιχειρησιακό Σχέδιο κάθε φορέα.

Όπως κάθε «οδικός χάρτης» έτσι κι αυτός δείχνει από πού ξεκινάμε και που θέλουμε να καταλήξουμε, δηλαδή τον επιθυμητό προορισμό, τους στόχους και το πώς θα φτάσουμε στον προορισμό μας, δηλαδή τη στρατηγική.

Επίσης απεικονίζει τα εμπόδια που μπορεί να προκύψουν, τις εναλλακτικές διαδρομές, δηλαδή εναλλακτικές στρατηγικές και την αξιολόγηση της έως τώρα πορείας. Το Επιχειρησιακό Σχέδιο στην ουσία λειτουργεί ως οδικός χάρτης προκειμένου ο φορέας να επιτύχει τους στόχους που έχει καθορίσει.

Κατά την έναρξη κατάρτισης ενός Επιχειρησιακού Σχεδίου πρέπει να καταρτίζεται ο οδικός χάρτης του όπου ορίζεται συνοπτικά αλλά με ακρίβεια:

• από πού ξεκινάμε
• ποιοι είναι οι στόχοι μας σε όλα τα επίπεδα
• ποια μέσα διαθέτουμε για να εκπληρώσουμε τους στόχους μας
• ποια εμπόδια πιθανόν να προκύψουν
• πως αξιολογείται σε κάθε φάση η πορεία μας
• ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης

Μετά την αναλυτική απεικόνιση της υπάρχουσας κατάστασης και των δεδομένων που πρέπει να ληφθούν υπόψη, ακολουθεί η επιλογή και η ανάπτυξη στρατηγικής. Η ανάλυση που έχει προηγηθεί βοηθά στα εξής:

• Κατανόηση της συνολικής κατάστασης
• Δημιουργία εναλλακτικών στρατηγικών σε συνεργασία με όμορους Δήμους
• Κατάδειξη των κριτηρίων επιλογής των τελικών προτάσεων

Το που θα στραφεί η στρατηγική του φορέα εξαρτάται από την ανάλυση που έχει προηγηθεί και έχει αναδείξει τις αδυναμίες και τις ευκαιρίες εξέλιξης, στις οποίες θα βασιστεί η στρατηγική. Μπορεί να αφορά διοικητικό εκσυγχρονισμό, νέες υπηρεσίες, νέες δομές κλπ.

Οι στρατηγικοί στόχοι κάθε φορέα είναι η συνισταμένη του συνόλου των παραμέτρων, προερχόμενες από το εξωτερικό και το εσωτερικό περιβάλλον του φορέα, που θα συμβάλλουν στην εκπλήρωση της στρατηγικής. Το στρατηγικό σχέδιο του φορέα μετουσιώνει το όραμα και τους στρατηγικούς στόχους σε δράσεις αφού προσδιοριστούν πρώτα οι άξονες παρέμβασης, οι κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας και οι επιχειρησιακοί στόχοι.

Η αποστολή αποκρυσταλλώνει το λόγο ύπαρξης ενός φορέα. Η αποστολή σκιαγραφεί τις σημερινές αρμοδιότητες και λειτουργίες του και συνεπώς θα πρέπει να λαμβάνει υπ’ όψη της τους ισχύοντες νόμους, τους κανονισμούς λειτουργίας, τις τρέχουσες πολιτικές, κλπ.

Για τον παραπάνω λόγο η αποστολή βρίσκεται σε αρκετές περιπτώσεις αποτυπωμένη στους οργανισμούς ή στις ιδρυτικές πράξεις των Φορέων.

Σε αντίθεση με τον Ιδιωτικό τομέα, όπου η αποστολή των επιχειρήσεων μπορεί να μεταβάλλεται λόγω αλλαγών στις δυνάμεις της αγοράς, στο Δημόσιο τομέα η έννοια της αποστολής αποτελεί σχετικά στατικό στοιχείο και παραμένει αμετάβλητη, στην μορφή που είχε αρχικά διατυπωθεί με την ίδρυση του φορέα. Το γεγονός αυτό δημιουργεί σε αρκετές περιπτώσεις έλλειψη ευελιξίας και αποτελεί ανασταλτικό παράγοντα στην κινητοποίηση και αποδοτικότητα του προσωπικού των δημοσίων Φορέων.

Στρατηγικός Σχεδιασμός στο Δήμο

Ο σχεδιασμός σε έναν οργανισμό σημαίνει την πρόβλεψη για το μέλλον. Ιδιαίτερα για έναν ΟΤΑ ο σχεδιασμός  αμεσότητα προς τον πολίτη.

Ο στρατηγικός σχεδιασμός αφορά:

• την στρατηγική ανάλυση (το περιβάλλον) Μετράται με εργαλεία όπως η SWOT Anlaysis, PEST Analysis, Gap Analysis
• την στρατηγική επιλογή (που πηγαίνουμε) Μετράται με εργαλεία όπως Στοχοθεσία, Key Performance Indicators, Balanced Scorecard, Benchmarking
• την υλοποίηση (πως θα πάμε εκεί) Μετράται με εργαλεία όπως Αξιολόγηση, Reengineering, Pareto Analysis,

Η αξιολόγηση του Επιχειρησιακού πραγματοποιείται πριν, κατά τη διάρκεια & μετά την εκτέλεση του.

α. Το επιχειρησιακό αξιολογείται βάσει δεικτών

Εισροές : χρηματοδοτικοί, ανθρώπινοι, οργανωτικοί, τεχνικοί πόροι ή μέσα

Εκροές : αγαθά και υπηρεσίες που παράγονται από το πρόγραμμα

Αποτελέσματα: οι άμεσες επιδράσεις στους ωφελούμενους από την παρέμβαση

Επιπτώσεις:  απώτερες επιδράσεις σε ολόκληρη την κοινωνία.

Επιπτώσεις : Τι αλλαγές γενικά έφερε το πρόγραμμα; Υπήρχαν αλλαγές που δεν ήταν αναμενόμενες;

Αποτελεσματικότητα:  Επιτεύχθηκαν οι στόχοι του προγράμματος; Οι εκροές ήταν αντίστοιχες των προβλεπόμενων;

Αποδοτικότητα: Υπήρχαν τα απαραίτητα μέσα (εισροές) – κατάλληλη στιγμή για την υλοποίηση του προγράμματος;
Οι δράσεις υλοποιήθηκαν στην ώρα τους και με το προβλεπόμενο προϋπολογισμό;

Βιωσιμότητα: σε ποιο βαθμό τα αποτελέσματα θα διαρκέσουν;

Σχετικότητα: Ήταν τελικά οι στόχοι άμεσοι και σχετικοί με τις ανάγκες των ομάδων στόχων ( εξυπηρετούμενοι);

β. Χρονικά βήματα – τύποι της αξιολόγησης:

H εκ των πρότερων αξιολόγηση (ex ante evaluation) κατά την κατάρτιση του ΕΠ

Ενδιάμεση : κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του – συνήθως για προγράμματα μεγαλύτερα του ενός χρόνου

Η εκ των υστερών αξιολόγηση (ex –post evaluation): στο τέλος του προγράμματος για αξιολόγηση αποτελεσματικότητας και επιπτώσεων/συνήθως είναι εξωτερική

γ. Η αξιολόγηση πραγματοποιείται με τη μέθοδο SMART:

ΣΑΦΗΝΕΙΑ: μονοσήμαντο – να ορίζει ένα πράγμα ( όχι πολλά ταυτόχρονα)

ΜΕΤΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ : τιμή βάσης και τιμή στόχου/αξιόπιστος και συστηματικός τρόπος καταμέτρησης

ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑ : να μπορούν οι δείκτες να εφαρμοστούν (π.χ κόστος)

ΣΧΕΤΙΚΟΤΗΤΑ: συνάφεια με τους στόχους ΧΡΟΝΙΚΗ ΟΡΙΟΘΕΤΗΣΗ:  προθεσμία για τη αξιολόγηση

Δυνατότητα παραμετροποίησης του επιχειρησιακού στα επίπεδα:

• Αποτύπωση της Δομής του Επιχειρησιακού Προγράμματος (Άξονες, Μέτρα, Γενικοί Στόχοι, Σχέδια Δράσης, Δράσεις)
• Πίνακες Επιχειρησιακού Προγραμματισμού (ανά Άξονα, Μέτρο, Σχέδιο Δράσης, Περιοχή Παρέμβασης, Αρμόδια Υπηρεσία, Πηγή Χρηματοδότησης κλπ.) Ανάλυση Κόστους του Επιχειρησιακού Προγράμματος και Εξαγωγή Πινάκων  Κόστους των Δράσεων
• Σχεδιασμός & Παρακολούθηση Δεικτών Αξιολόγησης του Επιχειρησιακού Προγράμματος (απαίτηση και από τις προδιαγραφές του Ν.3230/2004)
• Παρακολούθηση Ετήσιου Προγράμματος Δράσης & Τεχνικού Προγράμματος (Πρόγραμμα Μελετών, Προμηθειών, Έργων), των Δράσεων σε Ετήσια Βάση. Δυνατότητα παρακολούθησης και σε επόμενα έτη ή ακόμη και επόμενο επιχειρησιακό (συνεχιζόμενες δράσεις)
• Άμεση Παραγωγή Αναφορών προς της Διοίκηση του Δήμου
• Ευέλικτη παραμετροποίηση που προσαρμόζει απόλυτα την εφαρμογή στις ιδιαιτερότητες κάθε οργανισμού

Ειδικοί Συνεργάτες – Σύμβουλοι της εταιρείας μας,
μπορούν να σας επισκεφθούν στο Δήμο σας και να σας ενημερώσουν
για την Παροχή Υπηρεσιών Εκπόνησης Επιχειρησιακού & Στρατηγικού Σχεδιασμού

Πληροφορίες: Ευαγγελία Νίκα

Υπεύθυνη Τομέα Συμβουλευτικών Υπηρεσιών

τηλ.: 213 0716370 & 380// κιν.:  6973 387718 // e-mail: e_nika@forum-training.gr