Εσωτερικός Έλεγχος στους ΟΤΑ (Οργάνωση – Λειτουργία)

Παροχή Υπηρεσιών Συμβούλου

σε Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης

για την

Οργάνωση & Λειτουργία

Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου

Η εταιρεία μας υποστηρίζει αποτελεσματικά την Οργάνωση & Λειτουργία
Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου στους Δήμους σε τέσσερις (4) Φάσεις.

Σε όλες τις Φάσεις / Στάδια, υφίστανται Πρότυπα Έγγραφα / Επιστολές / Φύλλα Ελέγχου & Check Lists.

  Οι Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης, με βάση τη κείμενη νομοθεσία (Άρθρο 168 του Ν.4270/2014) αλλά και με Πρόσφατες Εγκυκλίους – Αποφάσεις, οφείλουν να εφαρμόζουν σύστημα και διαδικασίες Εσωτερικού Ελέγχου.

  Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου σε Δήμους (internal control), όπως αυτό ορίζεται στην παρ. 4 του άρθρου 4 του Ν.3496/2006, είναι το συνολικό σύστημα διαχειριστικών και άλλων ελέγχων, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων της οργανωτικής δομής, των μεθοδολογιών, των διαδικασιών και του εσωτερικού ελέγχου (internal audit), που έχει εφαρμόσει η Διοίκηση στις λειτουργίες του φορέα, για την υποστήριξη της επίτευξης των στόχων του, με αποδοτικό, αποτελεσματικό και οικονομικό τρόπο.

  Το σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου εξασφαλίζει τη συμμόρφωση στις πολιτικές της Διοίκησης, διασφαλίζει τα περιουσιακά στοιχεία και πόρους του φορέα, μέσω πιστοποίησης της πληρότητας και ακρίβειας των λογιστικών  εγγραφών και καταστάσεων και παρέχει επίκαιρες και αξιόπιστες δημοσιονομικές και διαχειριστικές πληροφορίες.

  Ο Εσωτερικός Έλεγχος αποτελεί αρμοδιότητα μίας ξεχωριστής Υπηρεσίας, της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, η σύσταση της οποίας πρέπει να προβλέπεται στον Ο.Ε.Υ. και θεμελιώνεται στο άρθρο 12 του Ν.3492/2006 όπως τροποποιήθηκε από το άρθρο 1 παρ. 3 του Ν.4081/2012, σύμφωνα με το οποίο προβλέπεται  η σύσταση Μονάδων Εσωτερικού Ελέγχου στους Δήμους.

  Στον Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας των Δήμων δεν έχει προβλεφθεί και δε λειτουργεί Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου ούτε διεύθυνση ή τμήμα ή γραφείο με σχετικό αντικείμενο ώστε να είναι σε θέση να διεκπεραιώσει την ως άνω υπηρεσία όπως ορίζεται στην κείμενη νομοθεσία (Άρθρο 168 του Ν.4270/2014, ΦΕΚ143/28.06.2014, τεύχος Α’ & Ν.3492/2006  εφαρμογή συστήματος και διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου).

  Ένα πολύ σημαντικό στοιχείο που είναι απαραίτητο για την ορθολογική οργάνωση & λειτουργία του Εσωτερικού Ελέγχου, είναι η καταλληλότητα του Εσωτερικού Ελεγκτή ο οποίος θα πρέπει να διαθέτει επαγγελματική επάρκεια, δέουσα επαγγελματική επιμέλεια κλπ προκειμένου να εφαρμοστούν οι διαδικασίες Εσωτερικού Ελέγχου οι οποίες έχουν ως στόχο την :

• Εξασφάλιση της ακρίβειας & αξιοπιστίας των πληροφοριών & δεδομένων που απεικονίζονται στους λογαριασμούς, τα βιβλία, τα έντυπα & τις καταστάσεις των Υπηρεσιών του Δήμου
• Επιδίωξη μείωσης των διαφόρων κινδύνων, εισηγούμενος:

1. Ελέγχους για τις υπάρχουσες ή τις προτεινόμενες διαδικασίες
2. Καθορισμό οργανωτικών ή ελεγκτικών κινδύνων
3.  Αναθεώρηση των εφαρμοσμένων ή ελεγκτικών κινδύνων
4. Αναθεώρηση συμβάσεων, συμβολαίων κλπ για αποφυγή πιθανών συγκρούσεων συμφερόντων

  Οι Δήμοι, δεν διαθέτουν προσωπικό με ανάλογη εξειδίκευση & εμπειρία (δεδομένου ότι δεν έχουν  υλοποιηθεί κατά το παρελθόν ανάλογες Υπηρεσίες), ώστε να είναι σε θέση να Οργανώσουν, Αξιολογήσουν & να Ενισχύσουν ένα σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου, προκειμένου η Διοίκηση να διαχειριστεί τους λειτουργικούς κινδύνους με άριστο τρόπο που είναι και το κύριο μέλημα της.

   Έτσι, ίσως σε πρώτη φάση οι ΟΤΑ, θα χρειαστεί να προσλάβουν εξωτερικούς συνεργάτες ως Ελεγκτές οι οποίοι θα πρέπει να συνεργαστούν τόσο με τον Επόπτη ΟΤΑ όσο και με τις υπόλοιπες Υπηρεσίες του Δήμου.

Η International Forum Training & Consulting,
διαθέτει ειδικούς Ελεγκτές – Συνεργάτες με σημαντική εμπειρία
στην Οργάνωση & Λειτουργία Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου στους Δήμους.

Μεθοδολογία Παροχής Υπηρεσιών Συμβούλου, στους Δήμους …

  Η παροχή Υπηρεσιών Συμβούλου της Εταιρείας μας, για την Οργάνωση και Λειτουργία τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, υποστηρίζει αποτελεσματικά τη συνολική διαδικασία σε τρία (3) Στάδια.

(α) Αντικείμενο:

• Καταγραφή σε συνεργασία με τους προϊσταμένους των υπηρεσιών των διαδικασιών λειτουργίας του  Δήμου που έχουν οικονομικό αντικείμενο διενέργειας και ολοκλήρωσης όλων των διαδικασιών που επηρεάζουν τα οικονομικά δεδομένα του Δήμου
• Ενημέρωση των πολιτικών οργάνων και των προϊσταμένων των Υπηρεσιών σε θέμα οργάνωσης,  διασφαλίζοντας ελεγκτικές διαδικασίες που εντοπίζουν και αποτρέπουν λάθη – παραλείψεις
• Επισημάνσεις των θεμάτων που ο Δήμος πρέπει να βελτιώσει, ώστε να αποφεύγονται λάθη που θα μπορούσαν να επιδράσουν αρνητικά την οικονομική κατάσταση του Δήμου

(β) Οργάνωση και Λειτουργία του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου:

• Ανάλυση της Υφιστάμενης Κατάστασης του Δήμου ως προς τις διαδικασίες οι οποίες αφορούν τον εσωτερικό έλεγχο μέσω επιστημονικής μεθοδολογίας Αναγνώριση και Αξιολόγηση του Εσωτερικού Περιβάλλοντος του Δήμου (Internal Environment), όπως για παράδειγμα την φιλοσοφία και δομή της διοίκησης, οργανωτική διάρθρωση, γραμμές αναφοράς, λοιπές πολιτικές και διαδικασίες κλπ.
• Καθορισμός και καταγραφή των στόχων του Δήμου (Objective Setting) καθώς και καταγραφή στόχων ανά εμπλεκόμενη διεύθυνση – δραστηριότητα
• Αξιολόγηση της διαδικασίας διαχείρισης των κινδύνων σε σχέση με τους ανωτέρω στόχους
• Αξιολόγηση υφιστάμενων δικλείδων ασφαλείας (controls) προκειμένου να αντιμετωπίζονται σχετικοί κίνδυνοι (Control Activities).
• Κατάρτιση ετήσιου πλάνου ελέγχου το οποίο δύναται να περιλαμβάνει συγκεκριμένες περιοχές ελέγχου ανά περίπτωση, σύμφωνα πάντα με τις προτεραιότητες που θα τεθούν από τη Διοίκηση του Δήμου

Ειδικότερα στο ετήσιο πλάνο ελέγχων περιλαμβάνονται:

• Θέματα εξυπηρέτησης δημοτών
• Παρακολούθηση της εφαρμογής των μεταβολών της οργανωτικής δομής & στελέχωσης των υπηρεσιών του Δήμου σε σχέση με τον Οργανισμό του Δήμου
• Επιχειρησιακό Σχέδιο
• Προϋπολογισμός (κατάρτιση, έγκριση, εκτέλεση, παρακολούθηση αποκλίσεων μεταξύ απολογιστικών και προϋπολογιστικών μεγεθών, αναθεώρηση)
• Εταιρική Διακυβέρνηση (αποφάσεις ΔΣ, Επιτροπές, Κανονισμός Λειτουργίας κλπ)
• Λογιστική απεικόνιση (Γενική και Αναλυτική λογιστική, συμφωνίες λογαριασμών)
• Επιχειρησιακά προγράμματα – Ετήσια Προγράμματα Δράσης – επιχορηγούμενα/συνχρηματοδοτούμενα προγράμματα – ευρωπαϊκά προγράμματα
• Βεβαίωση εσόδων & εισπράξεις / Ληξιπρόθεσμες οφειλές
• Παρακολούθηση εγκεκριμένων επιχορηγήσεων
• Απογραφές και έλεγχος αποθεμάτων
• Παρακολούθηση έργων / Υποχρεώσεις από συμβάσεις και συμβόλαια
• Δικαστικές υποθέσεις – Νομική υπηρεσία
• Έλεγχος και συμφωνία διαθεσίμων / Πάγια περιουσιακά στοιχεία
• Θέματα μισθοδοσίας & προσωπικού (αξιολόγηση, εκπαίδευση, μετακινήσεις, ανάπτυξη ανθρώπινου δυναμικού κλπ)
• Επιμέρους διαδικασίες π.χ. τήρηση δημοτικής κατάστασης & ληξιαρχείου – δημοτολόγιο
• Βεβαιωτικοί κατάλογοι / Δωρεές και κληροδοτήματα
• Αξιοποίηση της δημοτικής ακίνητης περιουσίας (κτηματολόγιο)
• Διαδικασία πληρωμών (τακτοποίηση υποχρεώσεων, καταμέτρηση ταμείου, ταμειακές εγγραφές κλπ)
• Προμήθειες (προγράμματα προμηθειών υλικών, εξοπλισμού & υπηρεσιών, έρευνα αγοράς, ανάθεση προμηθειών, Διαγωνισμοί)
• Λειτουργία πληροφοριακών συστημάτων
• Τεχνικά θέματα (σύνταξη μελετών, επίβλεψη, προγραμματισμός εργασιών, χρηματοδοτήσεις έργων κλπ)
• Περιβάλλον – Πολεοδομία (έκδοση και έλεγχος αδειών, έκδοση βεβαιώσεων οικοδομησιμότητας, διαδικασία επικίνδυνων κατασκευών, Μελέτες, Πράξεις κλπ)
• Χορήγηση αδειών (ίδρυσης & λειτουργίας καταστημάτων, εγκατάστασης & λειτουργίας, μουσικής κλπ)
• ΚΕΠ – Διοικητική Μέριμνα – Εξυπηρέτηση του Πολίτη
• Ανασκόπηση της ορθής λειτουργίας του Συστήματος Ποιότητας
• Τομέας Καθαριότητας – Ανακύκλωση / Ύδρευση – ηλεκτροφωτισμός – κοιμητήρια
• Αποκεντρωμένες υπηρεσίες / Επισκόπηση των Δημοτικών Επιχειρήσεων

(γ) Ετοιμασία Προγραμμάτων Ελέγχου

  Τα προγράμματα ελέγχου θα περιγράφουν λεπτομερώς τις ελεγκτικές ενέργειες που θα πρέπει να εκτελεσθούν έτσι ώστε να εξαχθούν τα απαραίτητα συμπεράσματα για την ελεγχόμενη περιοχή και να καλυφθούν οι απαραίτητοι ελεγκτικοί στόχοι. Τα προγράμματα ελέγχου θα περιγράφουν επίσης:

• Τους στόχους της κάθε ελεγκτικής ενέργειας
• Τον τρόπο δειγματοληψίας εφόσον απαιτείται
• Τα εργαλεία ελέγχου που θα χρησιμοποιηθούν
• Την απαραίτητη επιβεβαίωση (assurance) που θα πρέπει να ληφθεί

Η εταιρεία μας υποστηρίζει αποτελεσματικά
την Οργάνωση & Λειτουργία Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου στους Δήμους σε τέσσερις (4) Φάσεις.

Σε όλες τις Φάσεις / Στάδια, υφίστανται Πρότυπα Έγγραφα / Επιστολές / Φύλλα Ελέγχου & Check Lists.

1η Φάση:

Σύσταση αυτοτελούς τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, Αναφορά στον ΟΕΥ του Δήμου σας, Απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου για την σύσταση & τον Κανονισμό του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, Επιστολή ανάθεσης σε Υπηρεσιακό των αρμοδιοτήτων

2η Φάση:

Σχεδιασμός του Ελέγχου: Ειδοποίηση προς τα τμήματα που θα ελεγχθούν, προκαταρκτική μελέτη, καθορισμός στόχου & εύρους του ελέγχου βάσει της Νομοθεσίας και των Διεθνών παραδεδειγμένων προτύπων, Συγκέντρωση στοιχείων του ελέγχου

3η Φάση:

Εναρκτήρια Σύσκεψη, προσδιορισμός των πιθανών προβληματικών περιοχών σε συνεργασία με τους Υπηρεσιακούς & τους εξωτερικούς ελεγκτές – προετοιμασία του προγράμματος ελέγχου

4η Φάση:

Διενέργεια του Ελέγχου: Ελεγκτικά τεστ. Πρότυπα, δειγματοληψία πρότυπη, φύλλα ελέγχου πρότυπα, ελεγκτικά ευρήματα, προτάσεις βελτίωσης, διαβίβαση ευρημάτων στον ελεγχόμενο, σχέδια δράσης αντιμετώπισης κινδύνων, πρότυπα

Ειδικοί Συνεργάτες – Σύμβουλοι της εταιρείας μας, μπορούν να σας επισκεφθούν στο Δήμο σας
και να σας ενημερώσουν για την Παροχή Υπηρεσιών Οργάνωσης & Λειτουργίας Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου.

Είμαστε πάντα στη διάθεσή σας.

Πληροφορίες: Ευαγγελία Νίκα

Υπεύθυνη Τομέα Συμβουλευτικών Υπηρεσιών

τηλ.: 213 0716370 & 380 // e-mail: e_nika@forum-training.gr

Οι Υπηρεσίες μας έχουν πιστοποιηθεί σύμφωνα με τα Πρότυπα ISO 9001:2015 & ISO 29990:2010 (Εκπαίδευση)