ΟΕΥ – Περιγράμματα – Συμβουλευτική

Σας ευχαριστούμε για τη δυνατότητα που μας δίνετε να σας ενημερώσουμε για την Ολοκληρωμένη Παροχή Υπηρεσιών Συμβούλου της εταιρείας μας για θέματα Σύνταξης ή Αναθεώρησης Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας & Κατάρτισης Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας, Αξιολόγησης Δομών, έτσι όπως  προβλέπεται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και τις νεότερες Αποφάσεις & Εγκυκλίους.

Στην προσπάθεια των Φορέων Δημοσίου, Ν.Π.Δ.Δ. & ΟΤΑ για εκσυγχρονισμό και ανάπτυξη, πολύτιμα εργαλεία αποτελούν η αξιολόγηση των υφιστάμενων δομών του, η κατάρτιση περιγραμμάτων θέσεων εργασίας καθώς και η κατάρτιση νέων σύγχρονων & αποτελεσματικών Οργανισμών Εσωτερικής Υπηρεσίας.

Πρόκειται για διαδικασίες οι οποίες πέραν της υποχρεωτικότητας που τις διέπει ώστε οι δημόσιοι φορείς να  συμμετέχουν σε μια σειρά ενεργειών όπως η κινητικότητα κλπ, στοχεύουν στη δημιουργία φορέων υγιών και επιχειρησιακά ικανών να ανταποκριθούν στην καλύτερη εξυπηρέτηση του Πολίτη, την ενδυνάμωση της κοινωνικής τους πολιτικής και τελικά την ανάπτυξη ολόκληρου του Δημοσίου, μέσα από την αναδιοργάνωσή του & τον εξορθολογισμό στελέχωσης του.

Η International Forum Training & Consulting, διαθέτει μια καλά στελεχωμένη  & καταρτισμένη Ομάδα  Έργου (Ειδικούς Εμπειρογνώμονες, Διοικητικά Στελέχη, Εσωτερικούς Ελεγκτές, Νομικούς κλπ) με μακρά εμπειρία σε θέματα Αξιολόγησης Δομών, Σύνταξης & Αναθεώρησης Οργανισμών Εσωτερικής Υπηρεσίας καθώς και  κατάρτισης Ειδικών Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας, έτσι ώστε το παραδοτέο Έργο να ενισχύσει τη διοικητική ικανότητα του Φορέα σας και να είναι σύμφωνα με την υπάρχουσα Νομοθεσία.

Τεχνική Περιγραφή Περιεχόμενου Έργου

α. Σύνταξη ή Αναθεώρηση Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας

Αναγκαιότητα Παρεχόμενης Υπηρεσίας
Η σύνταξη ή αναθεώρηση του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας, ενισχύει τη Διοικητική ικανότητα του Οργανισμού – Φορέα Δημοσίου, καθώς οι παρεχόμενες υπηρεσίες εμπεριέχουν & το στοιχείο της μεταφοράς τεχνογνωσίας στα αρμόδια στελέχη του, για επιτυχή διαχείριση μεταβολών – τροποποιήσεων που ενδεχομένως απαιτηθούν μελλοντικά, με  ίδια μέσα.

Αναγκαιότητα Τροποποίησης Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας
Κύριο ζητούμενο του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας του Δήμου, Ν.Π.Δ.Δ. ή Φορέα Δημοσίου είναι να αποτελεί εργαλείο διοίκησης στοχεύοντας ταυτόχρονα σε πέντε θεμελιακές προτεραιότητες:

     Αποτελεσματικότατα /  Αποδοτικότητα /  Οικονομία /  Ποιότητα / Ανάπτυξη

Ταυτόχρονα πρέπει να γίνει αντιληπτό ότι ο ΟΕΥ:

• καθρεφτίζει έναν ζωντανό οργανισμό: τον Δήμο, επομένως θα αλλάζει όσο συχνά απαιτείται ώστε να προσαρμόζεται στις de facto αλλαγές που επέρχονται στον οργανισμό
• περιγράφει θέσεις που καλύπτονται από πραγματικούς ανθρώπους και πρέπει να μπορούν να τις υποστηρίξουν. Επομένως δεν μπορεί να είναι πνευματική άσκηση γραφείου, αλλά πρέπει κατά την κατάρτιση / τροποποίηση του ΟΕΥ να έχουμε εικόνα των δεξιοτήτων/ ικανοτήτων ακόμη και φιλοδοξιών του ανθρώπινου δυναμικού
• οι αρμοδιότητες που αποδίδονται στα γραφεία και τμήματα καθρεφτίζουν πραγματικές ανάγκες της κοινωνίας, των δημοτών, η εξυπηρέτηση των οποίων είναι ο απόλυτος στόχος.

Τα βήματα, η προεργασία & η ακολουθουμένη μεθοδολογία  της εταιρείας μας για ένα
Σύγχρονο & Αποτελεσματικό Σχέδιο Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας

• Συνάντηση με την Διοίκηση
• Συγκέντρωση του υλικού: ΦΕΚ ΟΕΥ, αναλυτικός πίνακας κατανομής προσωπικού (ακολουθεί υπόδειγμα κάτωθι), αποφάσεις Δημάρχου κατανομής προσωπικού και ορισμού προϊσταμένων, αποφάσεις εξουσιοδότησης υπογραφή καθώς και αποφάσεις μεταβίβασης αρμοδιοτήτων, στοιχεία πληθυσμού, ανάπτυξης, παραγωγικότητας του Δήμου, επιχειρησιακά σχέδια που έχουν εκπονηθεί από τον Δήμο.
• Αποσαφήνιση του οράματος και των στόχων της ηγεσίας του Δήμου: είναι καθοριστικό να γνωρίζουμε που στοχεύει ο Δήμος ώστε να δημιουργηθούν οι αντίστοιχες δομές υποστήριξης της στόχευσης αυτής.
• Ουσιαστική αξιοποίηση προσωπικού: μέσα από μια ουσιαστική/ πραγματική σκιαγράφηση των δυνατοτήτων συνεργασίας με συναδέλφους, και του τομέα αποδοτικότητας
• Αποτίμηση των οικονομικών δυνατοτήτων του Δήμου: είναι αναγκαίο τόσο για την τυπική σύσταση των θέσεων, όσο και για τις δυνατότητες στελέχωσης που θα πρέπει να προγραμματίσει ο Δήμος.
• Αξιολόγηση υφιστάμενης κατάστασης: Συγκρότηση Ομάδας εργασίας αυτοαξιολόγησης (Επίσημη απόφαση Δημάρχου αναρτημένη στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ)
• Παρατηρήσεις υφιστάμενης κατάστασης
• Προτάσεις Αναδιοργάνωσης
• Προτάσεις για τον Νέο Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας
• Εκπόνηση τελικού σχεδίου Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας
• Βήματα για την Τροποποίηση του ΟΕΥ
• Ενέργειες μετά την έκδοση του ΟΕΥ σε ΦΕΚ

Παραδοτέα Παροχής Υπηρεσιών Σύνταξης ή Αναθεώρησης ΟΕΥ

Η ειδική ομάδα Συμβούλων της εταιρείας μας θα παραδώσουν στην Διοίκηση, στο συντομότερο χρονικό διάστημα:

• Ολοκληρωμένο Σχέδιο Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας, το οποίο θα συνοδεύεται από:

1. Σχέδιο εισήγησης εκτελεστικής επιτροπής
2. Σχέδιο εισήγησης Δ.Σ.
3. Σχέδιο διαβίβασης στο Υπηρεσιακό Συμβούλιο
4. Σχέδιο διαβίβασης στην Αποκεντρωμένη Διοίκηση

β. Κατάρτιση Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας

 Αναγκαιότητα & Τεχνική Περιγραφή Παρεχόμενης Υπηρεσίας

Για την συμμετοχή των Φορέων στο Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας προϋπόθεση είναι η κατάρτιση  Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας για κάθε Οργανική θέση. Τα Περιγράμματα περιλαμβάνουν τις υποχρεώσεις, τα καθήκοντα & τις ευθύνες εκάστου στελέχους.

Με τον τρόπο αυτό, η στελέχωση του Δημοσίου δύναται να διενεργείται στο εξής όχι μόνο με βάση τα  τυπικά προσόντα, αλλά κυρίως με βάση την καταλληλότητα κάθε υπαλλήλου, σε σχέση με τη συγκεκριμένη θέση που καλείται να στελεχώσει.

Υποχρέωση κατάρτισης Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας, έχει το σύνολο των κεντρικών & περιφερειακών υπηρεσιών του Δημοσίου, οι Ανεξάρτητες Αρχές, οι Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.) α’ και β’ βαθμού & τα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.), καθώς και τα Νομικά Πρόσωπα Ιδιωτικού Δικαίου (Ν.Π.Ι.Δ.), εφόσον ανήκουν στη Γενική Κυβέρνηση, όπως εκάστοτε οριοθετείται από την Ελληνική Στατιστική  Αρχή στο Μητρώο Φορέων Γενικής Κυβέρνησης

Οι ειδικοί Εμπειρογνώμονες – Σύμβουλοι της εταιρείας μας, παρέχουν ειδικές υπηρεσίες κατάρτισης Ειδικών Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας  μέσα από συγκεκριμένες διαδικασίες:

• Αναγνώριση των υφιστάμενων οργανωσιακών προτύπων & υπάρχουσας διοικητικής φιλοσοφίας του Φορέα
• Λεπτομερής ανάλυση της προβλεπόμενης μεθοδολογίας κατάρτισης Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας
• Διερεύνηση & Αξιολόγηση της οργανωτικής δομής & λειτουργίας του Φορέα – με χρήση καινοτόμων  εργαλείων & μεθόδων – όπως αποτυπώνεται στον Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας (Ο.Ε.Υ.), σε λοιπά θεσμικά κείμενα και σε αποφάσεις του Φορέα σας.

Τα βήματα, η προεργασία, η μεθοδολογία & τα παραδοτέα για την
Παροχή Υπηρεσιών Κατάρτισης Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας

• Αναγνώριση των υπηρεσιών – οργανικών μονάδων (Διευθύνσεις – Τμήματα, Αυτοτελή Τμήματα κ.α.)  του Φορέα σας
• Πλήρης καταγραφή των αρμοδιοτήτων που εκτελούν οι ανωτέρω οργανικές μονάδες
• Επαλήθευση των υφιστάμενων οργανικών θέσεων καλυμμένων ή κενών, για τις οποίες θα καταρτιστούν Περιγράμματα Θέσεων Εργασίας, αφού προηγουμένως διερευνηθεί εάν υφίστανται προσωρινές   προσωποπαγείς θέσεις μονίμων υπαλλήλων ή υπαλλήλων ΙΔΑΧ οι οποίες έχουν καταργηθεί λόγω κένωσης αυτών με οποιονδήποτε τρόπο
• Επαλήθευση των θέσεων ευθύνης οι οποίες δεν είναι οργανικές, αλλά αποτελούν ιδιότητα κάποιων υπαλλήλων και σύμφωνα με την υφιστάμενη μεθοδολογία του Υπ. Διοικητικής Ανασυγκρότησης απαιτείται κατάρτιση ξεχωριστών Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας γι’ αυτές
• Ανάλυση των αποφάσεων του Προέδρου που αφορούν στην κατανομή / ανάθεση καθηκόντων στα   στελέχη του Ν.Π.Δ.Δ. που εκτελούν βάσει του Ο.Ε.Υ. τις αρμοδιότητες των οργανικών τους μονάδων, στο πλαίσιο της διαδικασίας επιλογής των ρόλων /  επαγγελμάτων
• Κατάρτιση των Ειδικών Περιγραμμάτων των Θέσεων Εργασίας
• Παράδοση του Φυσικού Αρχείου των Ειδικών Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας έτοιμο προς υπογραφή για την ολοκλήρωση της διαδικασίας
• Δημιουργία & Ανάρτηση του Ψηφιακού Οργανογράμματος στο site της Απογραφής  (https://hr.apografi.gov.gr)

Για την Κατάρτιση των Ειδικών ΠΘΕ,  απαιτείται από τον Φορέα σας να είναι διαθέσιμα:

• ο Οργανισμός Εσωτερικής Υπηρεσίας ή ο Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας
• οι Οργανικές Θέσεις ανά Διεύθυνση / Τμήμα / Γραφείο

Ειδικοί Συνεργάτες – Σύμβουλοι της εταιρείας μας, μπορούν να σας επισκεφθούν στο Φορέα σας
και να σας  ενημερώσουν για την Παροχή Υπηρεσιών  Σύνταξης ή Τροποποίησης Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας & Κατάρτισης Περιγραμμάτων Θέσεων Εργασίας

Πληροφορίες: Ευαγγελία Νίκα

Υπεύθυνη Τομέα Συμβουλευτικών Υπηρεσιών

Τηλ.: 213 0716370-380, Κιν.:6973 387718,   E-mail:  e_nika@forum-training.gr