“HRMS-01 FORUM”

Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα

Διαχείρισης Προσωπικού

Φορέων Δημοσίου

& Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης

    Το σύστημα HRMS-01 FORUM είναι ένα σύγχρονο πληροφοριακό σύστημα που αποτελεί την ιδανική λύση για τη διαχείριση του προσωπικού ενός Φορέα Δημοσίου ή Οργανισμού Τοπικής Αυτοδιοίκησης.

  Επιτρέπει την παρακολούθηση των στοιχείων απεριόριστου αριθμού υπαλλήλων και υποστηρίζει πλήρως τις διαδικασίες του διοικητικού, προσφέροντας αυτοματοποίηση, βελτιστοποίηση και αυξημένες δυνατότητες διοικητικής πληροφόρησης.

Οφέλη από τη χρήστη του συστήματος HRMS-01

• Το σύστημα δίνει τη δυνατότητα στον οργανισμό να δημιουργήσει ηλεκτρονικό μητρώο προσωπικού, αυξάνοντας σε μεγάλο βαθμό το εύρος και την αποτελεσματικότητα της διοικητικής πληροφόρησης που μπορεί να παρέχει
• Οι καθημερινές εργασίες του διοικητικού γίνονται ταχύτερες και αποτελεσματικότερες καθώς τα στοιχεία του προσωπικού είναι άμεσα διαθέσιμα και ελαχιστοποιούνται οι περιπτώσεις όπου το προσωπικό του διοικητικού πρέπει να ανατρέξει στο φάκελο του υπαλλήλου
• Τα στοιχεία κάθε υπαλλήλου είναι άμεσα διαθέσιμα σε αυτόν, επιτρέποντας τον άμεσο έλεγχό τους αλλά και ελαττώνοντας το χρόνο που αφιερώνει το διοικητικό σε απαντήσεις ερωτημάτων του προσωπικού

Λειτουργικά χαρακτηριστικά του συστήματος HRMS-01

Διαχείριση Στοιχείων Προσωπικού

    Το HRMS-01 FORUM υποστηρίζει πλήρως τη διαχείριση των στοιχείων του προσωπικού: στοιχεία ταυτότητας, υπηρεσιακά στοιχεία, στοιχεία επικοινωνίας, τυπικά προσόντα, ποινές, ηθικές αμοιβές, ιατρικά στοιχεία κτλ. Μπορεί να παρακολουθήσει τόσο το προσωπικό που οργανικά υπάγεται στον οργανισμό ή σε εποπτευόμενες υπηρεσίες, όσο και προσωπικό που υπηρετεί στον οργανισμό χωρίς να υπάγεται οργανικά σε αυτόν (αποσπάσεις, μετακινήσεις κτλ).

Εικόνα: Αρχική Οθόνη HRMS-01 FORUM

Στις εικόνες που ακολουθούν παρουσιάζεται η καρτέλα του υπαλλήλου. Στην πρώτη υποκαρτέλα εμφανίζονται τα υπηρεσιακά στοιχεία του υπαλλήλου (Αριθμός Μητρώου, Εργασιακή Σχέση, Ημ/νία και ΦΕΚ Διορισμού, Ημ/νία και ΦΕΚ Μετάταξης, Ημ/νία Μονιμοποίησης, Ημ/νία και Αιτία Αποχώρησης, Κατηγορία Εκπαίδευσης, Κλάδος, Ειδικότητα, Βαθμός και Ημ/νία Απόκτησης, Μισθολογικό Κλιμάκιο και Ημ/νία Απόκτησης, Οργανική Θέση, Θέση που Υπηρετεί (Τρέχουσα Θέση), κτλ).

Εικόνα: Καρτέλα υπαλλήλου – υπηρεσιακά στοιχεία

Στη δεύτερη υποκαρτέλα εμφανίζονται τα προσωπικά στοιχεία του υπαλλήλου (ΑΔΤ, Αριθμός Διαβατηρίου, Ονόματα Γονέων, Οικονογενειακή Κατάσταση, ΑΦΜ, ΔΟΥ, ΑΜΚΑ, Διεύθυνση Κατοικίας, Στοιχεία Αναπηρίας κτλ) και στην τρίτη τα στοιχεία επικοινωνίας.

Εικόνα: Καρτέλα υπαλλήλου – προσωπικά στοιχεία

Το σύστημα βελτιστοποιεί τη διαχείριση των χρόνων Προϋπηρεσίας, Μη Υπολογιζόμενου Χρόνου Υπηρεσίας και Συνολικού Χρόνου Υπηρεσίας με τη μορφή Έτη/Μήνες/Μέρες, αυτοματοποιώντας όλους τους υπολογισμούς με βάση τα πρωτογενή στοιχεία (π.χ. από τις αναλυτικές καταχωρήσεις αναγνωρισμένης προϋπηρεσίας, τις άδειες άνευ αποδοχών, κτλ).

Εικόνα: Προσωπικό – Χρόνος Υπηρεσίας

Εικόνα: Καταχώρηση εγγραφής προϋπηρεσίας υπαλλήλου

Επιπλέον για κάθε υπάλληλο, το σύστημα επιτρέπει την τήρηση των παρακάτω στοιχείων:

Εικόνα: Τίτλοι σπουδών υπαλλήλων

Εικόνα: Επιμορφώσεις υπαλλήλων

Υπηρεσιακές Μεταβολές

To HRMS-01 υποστηρίζει όλες τις υπηρεσιακές μεταβολές π.χ. διορισμός / πρόσληψη, βαθμολογική και μισθολογική εξέλιξη, τοποθετήσεις (συμπεριλαμβανομένων των παράλληλων), μετακινήσεις, μεταθέσεις, αποσπάσεις (εσωτερικές / εξωτερικές), μετατάξεις, αναθέσεις καθηκόντων, τοποθετήσεις σε θέσεις προϊσταμένων, μεταβολές κλάδων / ειδικοτήτων, λήξη εργασιακής σχέσης κτλ. Τα υπηρεσιακά στοιχεία του υπαλλήλου ενημερώνονται αποκλειστικά και μόνο μέσω υπηρεσιακών μεταβολών (και όχι απευθείας πάνω στην εγγραφή του υπαλλήλου), διασφαλίζοντας με αυτό τον τρόπο την τήρηση ιστορικού όλων των υπηρεσιακών μεταβολών του προσωπικού.

Σε κάθε μεταβολή καταχωρούνται ακριβώς τα στοιχεία που απαιτούνται με βάση τον τύπο της (π.χ. Απόσπαση: νέα θέση, ημερομηνία ισχύος, διάρκεια, Κατάταξη σε Βαθμό: βαθμός, πλεονάζον χρόνος). Επιπρόσθετα μπορούν να καταχωρούνται τα στοιχεία και τα περιεχόμενα (ψηφιακό/ψηφιοποιημένο αρχείο) για την εύκολη ανάκτησή τους, καθώς και η σχετική νομοθεσία που διέπει τη μεταβολή.

Στην παρακάτω λίστα αναφέρονται οι βασικές δυνατότητες του συστήματος αναφορικά με την παρακολούθηση της υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων:

• Τήρηση πλήρους ιστορικού υπηρεσιακών μεταβολών για κάθε υπάλληλο
• Κωδικοποίηση όλων των προβλεπόμενων από την κείμενη νομοθεσία / υπηρεσιακών μεταβολών με ομαδοποίηση πεδίων ανά τύπο μεταβολής και δυνατότητα διαχείρισης αυτών από τους διαχειριστές του συστήματος μέσω παραμετρικού μηχανισμού (μεταβολή υπαρχόντων, προσθήκη νέων κτλ)
• Διαχείριση αναλυτικών στοιχείων για όλες τις υπηρεσιακές μεταβολές (Ενδεικτικά: Τύπος Μεταβολής, Αρ. πράξης μεταβολής, Ημερ. πράξης μεταβολής, Αρ. ΦΕΚ δημοσίευσης, Αρ. ανακοίνωσης, Ημερ. Ανακοίνωσης, Περιγραφή, Σημειώσεις κ.τ.λ.)
• Δυνατότητα ανάκτησης εικόνας υπαλλήλου και φορέα συνολικά σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή στο παρελθόν
• Δυνατότητα μεταβολών ανάκλησης, τροποποίησης και παράτασης προηγούμενης μεταβολής με αυτόματη ενημέρωση των στοιχείων που αφορά κατά περίπτωση.
• Διαχείριση στοιχείων διορισμού ή πρόσληψης (Ενδεικτικά: Απόφαση διορισμού ή πρόσληψης, Στοιχεία ΦΕΚ, Ανακοίνωση διορισμού ή πρόσληψης, Πρωτόκολλο ορκωμοσίας)
• Αναλυτική καταγραφή προϋπηρεσίας (Βαθμολογική ή/και Μισθολογική ή/και Συνταξιοδοτική αναγνώριση, Οργανισμός, Θέση, Από –Έως, Διάστημα, Απόφαση Αναγνώρισης)
• Σε περίπτωση μεταταγμένων υπαλλήλων από άλλους φορείς, σαν αφετηρία του εργασιακού βίου τους στο Φορέα να θεωρείται η ημερομηνία μετάταξης και το προηγούμενο διάστημα από το διορισμό να αντιμετωπίζεται ως προϋπηρεσία.
• Παρακολούθηση Κατηγοριών Εκπαίδευσης, Κλάδων, Ειδικοτήτων με δυνατότητα προσαρμογής των σχετικών λιστών με βάση τις ανάγκες της κάθε εγκατάστασης
• Παρακολούθηση Οργανικής και Τρέχουσας Θέσης Υπαλλήλων. Αφορά ενδεικτικά τις παρακάτω υπηρεσιακές μεταβολές:
  • Τοποθέτηση
  • Μετάθεση
  • Μετακίνηση
  • Απόσπαση
  • Διάθεση
  • Μετάταξη
• Δυνατότητα παρακολούθησης οργανικής θέσης είτε σε επίπεδο Φορέα είτε σε επίπεδο Οργανικών Μονάδων (π.χ. Διευθύνσεων και Υπηρεσιών).
• Παρακολούθηση τοποθετήσεων προϊσταμένων (συμπεριλαμβανομένων αναπληρωτών) και λήξης θητείας προϊσταμένων για όλους τους τύπους οργανικών μονάδων. Παρακολούθηση αναπληρωτών προϊσταμένων. Ένδειξη τρόπου επιλογής.
• Παρακολούθηση στοιχείων ανάληψης υπηρεσίας σε περίπτωση αλλαγής θέσης. Υπολογισμός του πραγματικού χρόνου υπηρεσίας σε μια θέση με βάση την ημερομηνία ανάληψης ή / και την ημερομηνία απόδοσης της θέση
• Παρακολούθηση παράλληλων τοποθετήσεων υπαλλήλων και προϊσταμένων
• Απόφαση κατάταξης σε μισθολογικό κλιμάκιο και αναλυτική παρακολούθηση μισθολογικής εξέλιξης στα επόμενα κλιμάκια.
• Απόφαση χορήγησης    χρονοεπιδόματος   και    αναλυτική    παρακολούθηση   χορήγησης    επόμενων χρονοεπιδομάτων.
• Απόφαση κατάταξης σε ενιαίο βαθμό, καταγραφή εξέλιξης σε βαθμούςΠαρακολούθηση μονιμοποιήσεων
• Παρακολούθηση απολύσεων (λόγω συμπλήρωσης του ορίου ηλικίας, σωματικής και πνευματικής ανικανότητας, παραίτησης κ.τ.λ.).
• Παρακολούθηση λήξης συμβάσεων ορισμένου χρόνου

Στη συνέχεια παρατίθενται οθόνες από ενδεικτικές υπηρεσιακές μεταβολές.

Εικόνα: Διορισμός υπαλλήλου

Εικόνα: Μετάθεση υπαλλήλου

Εικόνα: Μετάταξη υπαλλήλου

Όλες οι υπηρεσιακές μεταβολές τηρούνται στη βάση δεδομένων του συστήματος, επιτρέποντας στο χρήστη να έχει την πλήρη εικόνα της εξέλιξης κάθε υπαλλήλου.

Στη συνέχεια παρατίθενται ενδεικτικές εικόνες με το ιστορικό δύο υπαλλήλων.

Κατατάξεις ν4354/2015 και 4369/2016

Το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα αυτόματης κατάταξης των υπαλλήλων βάσει των νόμων 4354/2015 και 4369/2016 με βάση τα πρωτογενή στοιχεία που επηρεάζουν την υπηρεσιακή τους κατάσταση και της εκτύπωσης των σχετικών Ατομικών Δελτίων Κατάταξης και Διαπιστωτικών Πράξεων (δυνατότητες που παρέχονται με επικαιροποίηση του συστήματος σε οποιαδήποτε ανάλογης κλίμακας αλλαγή βαθμολογίου και μισθολογίου).

Για το σκοπό αυτό παρέχει εξειδικευμένες οθόνες στις οποίες αποτυπώνονται τα πρωτογενή στοιχεία του υπαλλήλου με βάση την ημερομηνία ισχύος της κατάταξης, τα ενδιάμεσα στάδια υπολογισμού (συνολικός χρόνος για κατάταξη, εισαγωγικός Βαθμός/ΜΚ, έτη προώθησης, κτλ) και τα τελικά στοιχεία κατάταξης (Βαθμός/ΜΚ, Πλεονάζον Χρόνος, Προβλεπόμενη Ημερομηνία Χορήγησης ΜΚ/Προαγωγής).

Το σύστημα εφαρμόζει όλες τις ειδικές διατάξεις των νόμων όπως την αναστολή της μισθολογικής εξέλιξης για το διάστημα 1/1/2016-31/12/2017 (ν4354) ή την παραμονή για δύο έτη στον εισαγωγικό βαθμό για νεοδιόριστους (ν4369) και υποστηρίζει τόσο την κατάταξη του υφιστάμενου προσωπικού με τις μεταβατικές διατάξεις, όσο και την κατάταξη προσωπικού που εντάσσεται για πρώτη φορά στο φορέα.

Με τις συγκεκριμένες λειτουργίες το σύστημα απαλλάσσει τη διεύθυνση διοικητικού από την ιδιαίτερα επίπονη εργασία του χειρωνακτικού υπολογισμού των κατατάξεων και ταυτόχρονα σχεδόν εξαλείφει την πιθανότητα διενέργειας εσφαλμένων κατατάξεων.

Εικόνα: Κατάταξη Ν.4369/2016

Οργανόγραμμα

Το σύστημα επιτρέπει την απεικόνιση του οργανογράμματος του οργανισμού και την ανάθεση του προσωπικού στις αντίστοιχες μονάδες. Το προσωπικό παρακολουθείται τόσο ως προς την οργανική του θέση όσο και ως προς τη θέση που υπηρετεί.

Μέσω του οργανογράμματος δίνεται η δυνατότητα στην ίδια εγκατάσταση να παρακολουθείται το προσωπικό περισσοτέρων του ενός φορέων με δυνατότητα διαχείρισης και άντλησης στοιχείων είτε ανά φορέα είτε συνολικά.

Για κάθε μονάδα του οργανογράμματος μπορούν να ενημερωθούν στοιχεία που αφορούν :

• Την ονομασία και μια συνοπτική περιγραφή
• Την προϊστάμενη μονάδα στην οποία ανήκει (δεντρική απεικόνιση οργανογράμματος)
• Τις ημερομηνίες σύστασης και κατάργησης της μονάδας
• Την ταχυδρομική διεύθυνση της μονάδας και τα στοιχεία επικοινωνίας

Εικόνα: Οργανόγραμμα

Κατανομή Προσωπικού – Παρακολούθηση Κενών Θέσεων

Το σύστημα δίνει τη δυνατότητα της παρακολούθησης των συνολικών θέσεων του φορέα και της κατανομής των Οργανικών Θέσεων συνολικά και ανά Μονάδα, με βάση τις αποφάσεις κατανομής, στους παρακάτω άξονες:

• Εργασιακή Σχέση (Μόνιμοι / ΙΔΑΧ)
• Κατηγορία Εκπαίδευσης και Κλάδο για Μονίμους
• Εκπαιδευτική Βαθμίδα και Ειδικότητα για ΙΔΑΧ

Κατά την τοποθέτηση των υπαλλήλων πραγματοποιείται χαρακτηρισμός της θέσης (οργανική, προσωποπαγής, προσωρινή) ενώ δίνεται και η δυνατότητα δέσμευσης οργανικής θέσης μονίμου από ΙΔΑΧ με προσωποπαγή θέση. Με τον τρόπο αυτό καθίσταται δυνατός ο αυτόματος υπολογισμός καλυμμένων θέσεων με βάση τις τοποθετήσεις. Επιπροσθέτως προσφέρεται ειδική λειτουργικότητα για την καταχώρηση των δεσμευμένων θέσεων (π.χ. λόγω ΑΣΕΠ ή ΕΣΚ).

Ως συνέπεια όλων των παραπάνω το σύστημα είναι σε θέση να υπολογίζει αυτόματα τις κενές θέσεις συνολικά στον φορέα και για κάθε μονάδα αυτού ξεχωριστά, σε όλους τους προαναφερόμενους άξονες, παρέχοντας έτσι ένα εξαιρετικά χρήσιμο και ισχυρό εργαλείο παρακολούθησης για τους υπεύθυνους του διοικητικού.

Εικόνα: Κατάσταση Κατανομής Θέσεων

Πειθαρχικά

Δίνεται η δυνατότητα να παρακολουθούνται αναλυτικά οι Πειθαρχικές Διαδικασίες οι Ποινικές Διώξεις και οι Ποινές των υπαλλήλων. Για τις Πειθαρχικές Διαδικασίες παρακολουθείται πλήρες ιστορικό της πορείας της Πειθαρχικής Διαδικασίας με συμπλήρωση της κατάστασης της διαδικασίας και το χρονικό διάστημα που η διαδικασία ήταν στην συγκεκριμένη κατάσταση. Αντίστοιχα γίνεται η ενημέρωση για τις Ποινικές Διαδικασίες. Για τις Ποινές δίνεται η δυνατότητα να συμπληρωθούν στοιχεία που αφορούν το είδος της ποινής, τη σχετική Πειθαρχική Διαδικασία, την ημερομηνία επιβολής και διαγραφής κτλ..

Εικόνα: Πειθαρχική Διαδικασία

Το σύστημα διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα των εν λόγω στοιχείων διασφαλίζοντας ότι μόνο ειδικά εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση σε αυτά.

Αξιολογήσεις

Το σύστημα επιτρέπει την καταχώρηση και παρακολούθηση των αξιολογήσεων του προσωπικού όλων των τύπων (ΥΕ, ΠΕ/ΤΕ/ΔΕ, Προϊσταμένων και Προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων). Για κάθε αξιολόγηση τηρείται το διάστημα αναφοράς, και η βαθμολογία, τόσο αναλυτικά (με όλα τα κριτήρια ανά τύπο αξιολόγησης) όσο και συγκεντρωτικά.
Σημειώνεται ότι υποστηρίζεται η εμπιστευτικότητα των αξιολογήσεων με περιορισμό της πρόσβασης μόνο σε εξουσιοδοτημένους χρήστες.

Εικόνα: Αξιολογήσεις – Συγκεντρωτικά στοιχεία & Αναλυτική Βαθμολογία

Επιλογή Προϊσταμένων

To HRMS-01 υποστηρίζει πλήρως τη διαδικασία επιλογής προϊσταμένων με βάση το Ν. 4369/2016 για όλα τα επίπεδα θέσης ευθύνης (Γενικοί Διευθυντές, Διευθυντές, Προϊστάμενοι Τμημάτων), με δυνατότητες αυτόματης πρότασης συμμετοχής υπαλλήλων σε κρίσεις με βάση την ικανοποίηση των τυπικών προϋποθέσεων, τήρησης αντιγράφου στοιχείων συμμετεχόντων κατά την ημερομηνία αναφοράς κάθε κρίσης στην οποία συμμετέχουν, αυτόματης μοριοδότησης συμμετεχόντων, συμπλήρωσης για κάθε μοριοδοτούμενο των μορίων που δεν υπολογίζονται αυτόματα και παραγωγής σχετικών υπηρεσιακών σημειωμάτων.

Εικόνα: Επιλογή Προϊσταμένων – Μοριοδότηση

Ηλεκτρονικός Φάκελος Υπαλλήλου

To HRMS-01 επιτρέπει την ηλεκτρονική τήρηση των φακέλων του προσωπικού: για κάθε έγγραφο του φακέλου τηρούνται ο αριθμός και η ημερομηνία πρωτοκόλλου, το θέμα και ο τύπος, ενώ υπάρχει η δυνατότητα αποθήκευσης των περιεχομένων του εγγράφου σε ψηφιοποιημένη μορφή. Στην εικόνα που ακολουθεί εμφανίζεται ο φάκελος ενός υπαλλήλου καθώς και το ψηφιοποιημένο περιεχόμενο ενός εγγράφου.

Εικόνα: Ηλεκτρονικός Φάκελος υπαλλήλου

Συλλογικά Όργανα

Το HRMS-01 υποστηρίζει τη διαχείριση των συλλογικών οργάνων, έκτακτων ή πάγιων. Για κάθε συλλογικό όργανο παρακολουθούνται οι σχετικές αποφάσεις (σύστασης, κτλ), οι θητείες, τα στοιχεία αποζημίωσης, καθώς και τα μέλη αναλυτικά (θέση, ημερομηνίες θητείας μέλους, αντικαταστάσεις, αποφάσεις, κτλ). Επίσης παρακολουθούνται οι συνεδριάσεις του οργάνου αναλυτικά (ημερομηνία, θέματα, αποφάσεις, κτλ).

Εικόνα: Συλλογικά όργανα

Διαχείριση Αδειών Προσωπικού

Το HRMS-01 υποστηρίζει την παρακολούθηση των αδειών του προσωπικού για όλους τους τύπους άδειας (κανονική, αναρρωτικές, ειδικές, κτλ). Για κάθε υπάλληλο υπάρχει αυτοματοποιημένη διαδικασία παρακολούθησης των δικαιούμενων αδειών καθώς και των υπολοίπων.

Δίνει τη δυνατότητα οι άδειες είτε να καταχωρούνται απολογιστικά από το διοικητικό, είτε να υποβάλλονται και να εγκρίνονται ηλεκτρονικά από το προσωπικό και τους προϊσταμένους/διοικητικό αντίστοιχα, επιτρέποντας την κατάργηση του χειρόγραφου συστήματος έγκρισης αδειών.

Το σύστημα των Αδειών ενσωματώνει υποσύστημα Ροής Εργασίας μέσω του οποίου μπορεί να παρακολουθείται τόσο η υποβολή της άδειας από τον υπάλληλο όσο και τα βήματα για την έγκριση (π.χ. Παραπομπή σε Υγειονομική Επιτροπή) αλλά και μετά την έγκρισή της.

Εικόνα: Υπόλοιπα Αδειών

Εικόνα: Παραμετροποίηση τύπου άδειας & ροή εργασίας για την έγκριση & διεκπεραίωση άδειας

Ωρομέτρηση

Το υποσύστημα ωρομέτρησης του HRMS-01 αποτελεί την ιδανική λύση για την παρακολούθηση του χρόνου παρουσίας του προσωπικού ενός οργανισμού. Υποστηρίζει την παρακολούθηση απεριόριστου αριθμού εργαζομένων, σε πολλαπλά σημεία εισόδου – εξόδου σε ένα ή και περισσότερα κτίρια, από ένα κεντρικοποιημένο σύστημα που επιτρέπει την ενοποιημένη διαχείριση και πληροφόρηση των υπευθύνων ανθρώπινου δυναμικού, των προϊσταμένων, και της διοίκησης σχετικά με το χρόνο παρουσίας του προσωπικού.

Το υποσύστημα συνεργάζεται με καρταναγνώστες υψηλής ποιότητας και αξιοπιστίας και πολλαπλά μέσα σήμανσης του χρόνου εισόδου και εξόδου από το χώρο εργασίες, με συνηθέστερο τις μαγνητικές – επαγωγικές. Κάθε εγκατάσταση μπορεί να έχει πολλούς καρταναγνώστες και να συλλέγει τα στοιχεία σε ένα κεντρικό σημείο, καλύπτοντας πολλαπλές εισόδους σε ένα κτίριο ή και πολλαπλά κτίρια.

Εικόνα: Συλλογικά όργανα

Στο υποσύστημα ωρομέτρησης παρακολουθούνται τα ωράρια των εργαζόμενων με πλήρες ιστορικό μεταβολών, ενώ υποστηρίζονται και όλες οι ειδικές μορφές απασχόλησης όπως βάρδιες και προγράμματα εργασίας. Επίσης καταχωρούνται όλες οι δικαιολογημένες απουσίες των εργαζόμενων, τόσο για προσωπικούς λόγους (άδειες), όσο και για υπηρεσιακούς λόγους, είτε αυτόματα, μέσω του υποσυστήματος αδειών, είτε χειροκίνητα.

Οι καθημερινές εργασίες των διαχειριστών της ωρομέτρησης εκτελούνται από μία και μοναδική ειδικά σχεδιασμένη οθόνη, τη «Διαχείριση Παρουσιών», η οποία είναι η κεντρική οθόνη του συστήματος, χωρίς να χρειάζεται να μεταβαίνουν σε άλλες οθόνες. Το σύστημα επιτρέπει τον εύκολο εντοπισμό των σφαλμάτων ώστε οι διαχειριστές να μπορούν να προβούν στις απαραίτητες συμπληρώσεις και διορθώσεις.

Εικόνα: Διαχείριση Παρουσιών

Το σύστημα υπολογίζει συνολικά στοιχεία για κάθε εργαζόμενο, όπως ο χρόνος εργασίας, ο χρόνος άγνωστης απουσίας, ο χρόνος απουσίας για προσωπικούς λόγους, η καθυστέρηση προσέλευσης, η πρόωρη αποχώρηση, η απόκλιση του πραγματικού από τον προβλεπόμενο χρόνο εργασίας κτλ. Παράλληλα εφαρμόζει κανόνες όπως ο χρόνος ανοχής πρόωρης εισόδου (αν επιτρέπεται ένας εργαζόμενος να ξεκινήσει την εργασία πριν την προβλεπόμενη ώρα και κατά πόσο). Ο τρόπος που εφαρμόζονται οι κανόνες και γίνονται οι υπολογισμοί είναι ευέλικτος και προσαρμόζεται με βάση τις ανάγκες του εκάστοτε οργανισμού.

Το σύστημα παρέχει έτοιμες αναφορές οι οποίες εξυπηρετούν τις ανάγκες τόσο των υπεύθυνων ανθρώπινου δυναμικού, όσο και των προϊσταμένων και της διοίκησης. Ενδεικτικά αναφέρονται το Δελτίο Χρονοπαρουσίας, το Παρουσιολόγιο, η Κατάσταση Χρόνου Εισόδου – Εξόδου, η Κατάσταση Αποκλίσεων Χρόνου Εργασίας, η Κατάσταση Χρόνου Εργασίας, η Κατάσταση Απουσιών και η Αναφορά Παραλείψεων. Σημειώνεται ότι όλες οι αναφορές μπορούν να εκδίδονται για συγκεκριμένη μονάδα (π.χ. για μια συγκεκριμένη διεύθυνση ή τμήμα).

Εικόνα: Δελτίο Χρονοπαρουσίας

Αναφορές – Διοικητική Πληροφόρηση

Το σύστημα παρέχει ποικιλία καταστάσεων και στατιστικών αναφορών, για τη διευκόλυνση των εργασιών του διοικητικού αλλά και την ενημέρωση της διοίκησης. Επιπλέον διαθέτει ενσωματωμένο σύστημα δημιουργίας αναφορών από τους διαχειριστές. Τέλος, υποστηρίζει την αυτόματη δημιουργία των Ετήσιων Απογραφικών Δελτίων της υπηρεσίας.

Εικόνα: Ενδεικτικές στατιστικές αναφορές
(Αριθμός Επιμορφώσεων ανά Έτος & Αριθμός Υπαλλήλων ανά Ηλιακή Ομάδα)

Επίσης, το HRMS-01 αυτοματοποιεί πλήρως την παραγωγή της Αλφαβητικής Κατάστασης Προσωπικού (Επετηρίδα), που αποτελεί σημαντική αλλά και ιδιαίτερα χρονοβόρα αρμοδιότητα της Διεύθυνσης Διοικητικού.

Εικόνα: Αλφαβητική Κατάσταση Προσωπικού (Επετηρίδα)

Υποσύστημα Διάθεσης Στοιχείων Προσωπικού σε Μονάδες

Το HRMS-01 ενσωματώνει εξειδικευμένο υποσύστημα προβολής των στοιχείων του προσωπικού στις μονάδες του Οργανισμού. Συγκεκριμένοι χρήστες από κάθε μονάδα (π.χ. Προϊστάμενος, Γραμματεία Τμήματος) έχουν πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στα στοιχεία του προσωπικού που είναι ενταγμένο στη μονάδα.

Το υποσύστημα αυτό αυτοματοποιεί την πρόσβαση των επιμέρους μονάδων σε στοιχεία του προσωπικού που τις αφορά και διευκολύνει την άντληση τόσο αναλυτικών (π.χ. ιστορικό ενός υπαλλήλου) όσο και συγκεντρωτικών (π.χ. αριθμός υπαλλήλων μονάδας ανά κατηγορία εκπαίδευσης) στοιχείων. Η άντληση των στοιχείων αυτών από την εκάστοτε μονάδα παραδοσιακά απαιτεί την υποβολή αιτήματος προς τη Διεύθυνση Διοικητικού και την απάντησή του αιτήματος, διαδικασία χρονοβόρα που με τη χρήση αυτού του υποσυστήματος παύει να είναι αναγκαία.

Το Υποσύστημα Διάθεσης Στοιχείων Προσωπικού στις Μονάδες παραμετροποιείται πλήρως ως προς τα είδη πληροφοριών που διατίθενται ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού. Δίνεται π.χ. η δυνατότητα να μην διατίθενται συγκεκριμένα είδη στοιχείων όπως τα Πειθαρχικά Παραπτώματα και οι Αξιολογήσεις στις μονάδες.

Το εν λόγω υποσύστημα διατίθεται ως πρόσθετο υποσύστημα του HRMS-01 και προϋποθέτει την χρήση του Web Client.

Άλλες Λειτουργίες

• Παρέχει στους χρήστες του διοικητικού μια σειρά από αυτόματες υπενθυμίσεις για τη διευκόλυνση των καθημερινών εργασιών (π.χ. προαγωγή υπαλλήλου, λήξη απόσπασης, λήξη θητείας προϊσταμένου, απόδοση ΜΚ, λήξη εργασιακής σχέσης ορισμένου χρόνου κτλ).

• Αναγνωρίζοντας την ευαισθησία των στοιχείων του προσωπικού, το HRMS-01 διαθέτει ένα ισχυρό σύστημα ασφαλείας το οποίο διασφαλίζει την πρόσβαση κάθε χρήστη μόνο στις λειτουργίες (job security) και τα στοιχεία (data security) αρμοδιότητάς του και ταυτόχρονα τηρεί πλήρες ιστορικό των παρεμβάσεων και αλλαγών που γίνονται από τους χρήστες.

Εικόνα: Διαχείριση Δικαιωμάτων – Ιστορικό Αλλαγών Εγγραφής

• Δίνει τη δυνατότητα σε όλους τους υπαλλήλους να προσπελαύνουν τα προσωπικά τους στοιχεία.

Τεχνικά χαρακτηριστικά του συστήματος HRMS-01

• Το σύστημα HRMS-01 αποθηκεύει όλα τα στοιχεία σε κεντρική βάση δεδομένων (υποστηρίζονται όλα τα διαδεδομένα συστήματα βάσεων δεδομένων όπως Oracle και Microsoft SQL Server), εξασφαλίζοντας την ασφάλειά τους από καταστροφή και μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, και τη διαθεσιμότητά τους στους χρήστες του συστήματος ανάλογα με τα δικαιώματα πρόσβασής τους.
• Το σύστημα έχει αναπτυχθεί με τεχνολογίες αιχμής, παρέχοντας στους χρήστες ένα λειτουργικό και εύχρηστο περιβάλλον, μέσα από το οποίο είναι σε θέση να διεκπεραιώσουν τις εργασίες τους γρήγορα και αποτελεσματικά.
• Το σύστημα παρέχει δύο εναλλακτικές διεπαφές πρόσβασης για τους χρήστες, με απόλυτα ταυτόσημη λειτουργικότητα: είτε Windows Client (fat client) είτε Web Client (διαδικτυακή πρόσβαση μέσω προγράμματος πλοήγησης στο διαδίκτυο – internet browser). Οι χρήστες, κατά περίπτωση, μπορούν να επιλέγουν την κατάλληλη διεπαφή.

Εικόνα: Web Client
(πρόσβαση στο σύστημα μέσω του προγράμματος πλοήγησης στο Διαδίκτυο Firefox)

Συνοδευτικές Υπηρεσίες – Επεκτάσεις

• Η 01 Solutions Hellas αναλαμβάνει πλήρως τη μελέτη, παραμετροποίηση και εγκατάσταση του συστήματος, καθώς και την εκπαίδευση του προσωπικού, διασφαλίζοντας την επιτυχημένη αξιοποίηση του συστήματος από τον οργανισμό.
• Η 01 Solutions Hellas δύναται να αναλάβει εργασίες μετάπτωσης δεδομένων από υφιστάμενα συστήματα ή αρχεία όπου πιθανώς ο οργανισμός τηρεί στοιχεία προσωπικού. Τα συστήματα και αρχεία εξετάζονται κατά περίπτωση για τη δυνατότητα εξαγωγής αξιοποιήσιμων πληροφοριών από αυτά.
• Το σύστημα HRMS-01 κατασκευάζεται εξ’ ολοκλήρου από την 01 Solutions Hellas, δίνοντας τη δυνατότητα για την υλοποίηση προσαρμογών στη λειτουργία του συστήματος, προκειμένου να καλυφθούν τυχόν εξειδικευμένες ανάγκες του οργανισμού.