“Polis Work Flow”
Ολοκληρωμένη Εφαρμογή
Παρακολούθησης Διαδικασιών,
Ψηφιακής Διακίνησης Εγγράφων
& Διαχείρισης Εγγράφων
σε Φορείς Δημοσίου
“Polis Work Flow”
Ολοκληρωμένη Εφαρμογή
Παρακολούθησης Διαδικασιών,
Ψηφιακής Διακίνησης Εγγράφων
& Διαχείρισης Εγγράφων
σε Φορείς Δημοσίου
μέσω της Κορυφαίας Εφαρμογής “Polis Work Flow”
του Πανεπιστημίου Κρήτης
Η International Forum Training, σε συνεργασία με το Πανεπιστήμιο Κρήτης δημιούργησαν μια εξειδικευμένη εφαρμογή / σουίτα υπηρεσιών “Polis Work Flow”, για την Διαχείριση – Ψηφιακή Διακίνηση Εγγράφων & Παρακολούθηση Διαδικασιών σε Φορείς Δημοσίου.
Η βαθειά γνώση των αναγκών λειτουργίας των Φορέων, σε συνδυασμό με το άρτια καταρτισμένο ανθρώπινο δυναμικό του Τεχνοβλαστού του Πανεπιστημίου Κρήτης, συντέλεσαν στην ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών Διαχείρισης – Ψηφιακής Διακίνησης Εγγράφων & παρακολούθησης των διαδικασιών του Δήμου (Work-Flow), μέσω της Κορυφαίας Εφαρμογής “Polis”, η οποία είναι προσαρμοσμένη στις ανάγκες των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής “Polis” & ποιες είναι οι λειτουργίες της:
Η πλατφόρμα περιλαμβάνει την παρακολούθηση όλων των διαδικασιών του Φορέα όχι μόνο σε επίπεδο ψηφιακής διακίνησης εγγράφων αλλά & παρακολούθηση όλων των διαδικασιών σε ολόκληρο το δυναμικό του Φορέα. Η πλατφόρμα διαχειρίζεται όλα τα αιτήματα που προέρχονται από το πρωτόκολλο του Δήμου, Διαδραστική Πύλη (Web-site) του Φορέα, νέες διαδικασίες – Project, εφαρμογές κινητών τηλεφώνων, email.
Οι πρόσφατες Νομοθετικές Ρυθμίσεις (Ν.4440/2016), καθιστούν αναγκαία & υποχρεωτική (έως 31-12-2018) την ψηφιακή υπογραφή, ηλεκτρονική έκδοση & διακίνηση / διαχείριση πάσης φύσεως διοικητικών πράξεων – εγγράφων σε όλους τους Φορείς του Δημοσίου (Ν.Π.Δ.Δ., ΟΤΑ α’ & β’ βαθμού κλπ).
Ειδικοί Συνεργάτες μας, μπορούν να σας επισκεφθούν στον Δήμο σας για να συζητήσουν μαζί σας & να κάνουν εκτίμηση των δικών σας αναγκών & ιδιαιτεροτήτων, να σας προτείνουν ολοκληρωμένες εφαρμογές για ένα βέλτιστο & λειτουργικό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης & Διαχείρισης Εγγράφων.
Ειδικότερα η εταιρεία μας μπορεί να σας παρέχει Υπηρεσίες, για την:
Παροχή ειδικής Εφαρμογής “Polis Work Flow” για Φορείς Δημοσίου ….
Πρόκειται για μια ολοκληρωμένη εφαρμογή που παρέχει υπηρεσίες πρωτοκόλλου σε κάθε Φορέα. Η εφαρμογή έχει αναπτυχθεί κατάλληλα ώστε να λειτουργεί σε περιβάλλον web. Η εφαρμογή υποστηρίζει fron-end και back-end υπηρεσίες που θα υποστηρίζουν τόσο την παραγωγική λειτουργία της, από πλευράς χρηστών όσο και την παραμετροποίηση της, από τους διαχειριστές.
Το σύστημα είναι διαθέσιμο μέσω διαδικτύου και υπάρχει η δυνατότητα πρόσβασης στον εξυπηρετητή από όλους τους φυλλομετρητές (browsers) και κινητές συσκευές ανεξαρτήτου λειτουργικού συστήματος. Η είσοδος στο σύστημα είναι διαβαθμισμένη και ρυθμίζεται από σχετικό υποσύστημα χρηστών.
Αναλυτικότερα το “Polis Work Flow”, περιλαμβάνει τέσσερα υποσυστήματα που λειτουργούν ως ένα ενιαίο σύστημα
Α. Πρωτόκολλο
Β. Εφαρμογή παρακολούθησης υποθέσεων
Πρόκειται για μια ολοκληρωμένη εφαρμογή που παρέχει υπηρεσίες διαχείρισης υποθέσεων (cases – workflow) για την διαχείριση όλων των εγγράφων του φορέα. Η εφαρμογή έχει αναπτυχθεί κατάλληλα ώστε να λειτουργεί σε περιβάλλον web. Η εφαρμογή υποστηρίζει frond-end και back-end υπηρεσίες που θα υποστηρίζουν τόσο την παραγωγική λειτουργία της, από πλευράς χρηστών όσο και την παραμετροποίηση της, από τους διαχειριστές.
Το σύστημα είναι διαθέσιμο μέσω διαδικτύου και θα υπάρχει η δυνατότητα πρόσβασης στον εξυπηρετητή από όλους τους φυλλομετρητές (browsers) και κινητές συσκευές ανεξαρτήτου λειτουργικού συστήματος. Η είσοδος στο σύστημα είναι διαβαθμισμένη και ρυθμίζεται από σχετικό υποσύστημα χρηστών.
Αναλυτικότερα:
Γ. Διαχείριση αρχείων Υποσύστημα διαχείρισης εγγράφων (tagging System)
Είναι άμεσα συνδεδεμένο & ενταγμένο με την εφαρμογή Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Business Process Management-BPM). Η λειτουργία αυτού του εργαλείου είναι να διαχειρίζεται όλα τα ψηφιακά αρχεία του Δήμου με ένα έξυπνο και καινοτόμο τρόπο ώστε η ανεύρεση και διαχείριση των αρχείων να γίνεται με εύκολο και αποτελεσματικό τρόπο. Αναλυτικότερα όλα τα αρχεία που ανεβαίνουν στην εφαρμογή BMP να επισυνάπτονται ετικέτες με ένα έξυπνο Tagging system ώστε να είναι εύκολη η ανεύρεση τους. Πράγμα το οποίο πρέπει να γίνεται & από τις άλλες εφαρμογές όπως π.χ. η εφαρμογή αποφάσεων συλλογικών οργάνων.
Απώτερος σκοπός είναι η δυνατότητα να έχουμε όλο το ιστορικό μιας διεργασίας στον Δήμο σε μια μόνο καρτέλα με το ιστορικό όλων των διεργασιών και των αρχείων που επισυναπτόταν κατά την διάρκεια της εργασίας άσχετα με το χρονικό όριο που έλαβε χώρα αλλά και τα άτομα που εμπλάκηκαν σε αυτήν.
Δ. CRM (Customer Relationship Management) για Πολίτη με πιστοποίηση υψηλού βαθμού για αποστολή προσωπικών Πληροφοριών – GDPR
Η εφαρμογή αυτή αποθηκεύει και διαχειρίζεται όλα τα προσωπικά στοιχειά του Δημότη είναι μεγίστης σημασίας για τον Δήμο, δεδομένου και της πρόσφατης οδηγίας για το GDPR.
Η διαχείριση των προσωπικών στοιχείων του Δημότη είναι μεγίστης σημασίας για τον Δήμο. Ο τρόπος πιστοποίησης και η ποιότητα των πληροφοριών που πρέπει να αποθηκεύονται στο user store έχει απόλυτη σχέση με τις προσωποποιημένες υπηρεσίες που μπορούν να προσφερθούν στον Δημότη. Επίσης εδώ έχει ληφθεί υπ όψιν το πρωτόκολλο GDPR για τον τρόπο που φυλάσσονται τα Προσωπικά δεδομένα των Πολιτών.
Η εφαρμογή είναι ανεπτυγμένη σε λογισμικό ανοικτού κώδικα και δωρεάν πλατφόρμες υποστήριξης και σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων (PHP, PostgreSQL και javascript).
Το σύστημα έχει την δυνατότητα παραγωγής αντιγράφων ασφαλείας σε καθημερινή βάση και σενάρια επαναφοράς σε περίπτωση καταστροφής υλικού, δεδομένων ή ανθρωπίνου σφάλματος.
Η ιστοσελίδα της διεπαφής των χρηστών και διαχειριστών υποστηρίζει αποκλειστικά και μόνο σύνδεση μέσω SSL με πιστοποιητικού που θα εκδώσει η αρχή πιστοποίησης με την οποία συνεργάζεται ο φορέας.
Το όλο σύστημα έχει την δυνατότητα λόγο της τεχνολογίας που έχει αναπτυχθεί να διασυνδεθεί με οποιαδήποτε εφαρμογή στην οποία απαιτείται να συνεργαστεί.
Ε. Υποσύστημα διαχείρισης χρηστών
Οι λειτουργίες Συστήματος Διαχείρισης Περιεχομένου που αναφέρονται στις λειτουργίες διαχείρισης χρηστών & εξουσιοδότησης της πρόσβασης είναι οι εξής:
Το σύστημα διαθέτει:
Έντυπο Δήλωσης
Ενδιαφέροντος Παρουσίασης της Εφαρμογής Ψηφιακής Διακίνησης Εγγράφων & Πρωτοκόλλου – Διαχείρισης Αρχείων
“Polis e-Protocol & Work Flow”
Παρακαλούμε όπως συμπληρώσετε τα παρακάτω στοιχεία, προκειμένου ειδικός σύμβουλος της εταιρείας μας να επικοινωνήσει μαζί σας για να καθοριστεί από κοινού ημερομηνία παρουσίασης του Λογισμικού στην έδρα του Φορέα σας.
Μπαβέλλας Κώστας
Υπεύθυνος Τομέα Πληροφοριακών Συστημάτων – Εφαρμογών
Τηλ.: 211 1902482, 213 0716380, κιν.: 6936 600001
E-mail: software@forum-training.gr